Contribution #1 — limitons la taille de nos contrats

Pour simplifier, clarifier et équilibrer nos relations avec les tiers, nous proposons un contrat constitué d’une Lettre de mission adossée à des Conditions Générales en deux pages

Alors que les contrats entre les différents acteurs économiques se sont épaissis d’année en année et sont devenus des « millefeuilles indigestes », faisant la fortune de cabinets d’avocats et occupant des générations de juristes d’entreprise, l’accélération des échanges entre acteurs économiques nécessite l’adaptation des supports existants.

Souvent, ces vastes contrats ne sont ni lus, ni respectés, et sont assimilés à des contrats d’adhésion imposés par les grandes entreprises, progressivement contestés devant les tribunaux pour leurs clauses abusives et déséquilibrées.

Avec TOLTEC, nous avons décidé de proposer à nos clients un ensemble contractuel constitué de Conditions Générales qui s’appliquent aux services et aux livrables (les « Services »), réalisés conformément à une Lettre de mission. La Lettre de mission et les Conditions Générales forment le contrat liant les Parties (le « Contrat ») qui ne pourra être modifié que par avenant.

Les Conditions Générales tiennent en deux pages, et elles renvoient notamment pour la protection des données personnelles aux standards proposés sur le site de l’autorité de contrôle, la CNIL et pour la sécurité de l’information aux bonnes pratiques éditées par l’ANSSI.

Les Conditions Générales proposées ont été simplifiés, clarifiées et équilibrées, afin que l’essentiel ne soit plus supplanté par l’accessoire. Le mieux est parfois l’ennemi du bien, à force de rajouter des articles on arrive à ne plus sécuriser l’essentiel, à savoir que voulons-nous faire ensemble et sommes-nous d’accord sur la chose et le prix ?

Souvent dans notre pratique, nous avons constaté dans la négociation des contrats que nos donneurs d’ordre missionnaient des consultants pour des prestations en régie sans trop savoir quel était réellement l’objet, la durée et le montant total de la mission. Le recours à un consultant étant plus simple que le recrutement d’un collaborateur, on se dit on verra comment cela se passe et l’imprécision de la mission donne le sentiment d’une plus grande flexibilité, mais ce qui peut être un avantage si tout se passe bien, devient un inconvénient si la prestation ne correspond pas aux attentes.

Pour autant, ne soyons pas naïfs, il est difficile de tout cadrer au lancement d’une collaboration, mais il est indispensable de sécuriser quelques « basiques », à savoir :

L’identité de la contrepartie.

C’est le le b.a.-ba de la collaboration. Qui est notre contrepartie ? Le signataire est-il habilité à s’engager, car s’il ne l’est pas il sera difficile d’obtenir le paiement de la prestation ? Avons-nous vérifié l’existence, la solvabilité et la réputation de la contrepartie, notamment en la « googlisant » afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’information publique négative préjudiciable à la réputation de cette dernière, qui pourrait nous revenir en « boomerang ».

L’identité de la contrepartie doit donc être clairement indiquée dans la Lettre de mission et la capacité de son signataire doit être vérifiée.

Les Livrables

Il faut borner dans le temps, la capacité pour le client de contester la qualité des Livrables et déterminer qui est propriétaire de quoi.

Avec TOLTEC, nous considérons que :

- passé un délai de dix jours après leur livraison et sans réserve identifiant précisément leur non- conformité au Contrat, les Livrables et les Projets de Livrables doivent être réputés acceptés.

- Chaque Partie conserve la propriété intellectuelle du savoir-faire et des méthodologies lui appartenant avant leur utilisation dans le cadre du Contrat, ainsi que de leurs améliorations et compléments.

• Sauf stipulation contraire dans la Lettre de mission, TOLTEC concède à son Client, une fois leur paiement complet et sous réserve des droits des tiers, les droits non exclusifs et non transférables d’utilisation des Livrables, pour ses besoins internes, à l’exclusion de tout droit de commercialisation.

Les rôles et obligations respectifs

Ne tournons pas autour du pot, sans s’engager sur une obligation de résultat, pour être crédible et établir une relation de confiance avec vos clients, vous devez a minima vous engager sur une obligation de moyens et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour délivrer des services de qualité.

Engagez-vous, en vertu d’une obligation de moyens, à déployer et exercer les compétences professionnelles, efforts et soins raisonnables dans l’exécution des Services. A cette fin, votre obligation se base sur les informations, documents et données à caractère personnel fournis par le Client.

Sauf accord écrit contraire des Parties, les Services doivent être prestés selon votre compréhension des lois, règlements, standards professionnels français et pratiques des autorités administratives leur étant applicables en France au jour de leur exécution. Ils n’ont donc pas vocation à prendre en compte toute autre règle ou pratique étrangère ou internationale telle que, par exemple, celles relatives aux aides d’État, ni à anticiper tout changement susceptible d’avoir une incidence sur les Services dans le futur. Toute autre garantie, qu’elle soit explicite ou implicite, telle que garantie des vices cachés, de jouissance paisible et continue ou d’adéquation aux besoins et aux objectifs du Client doit être exclue.

En tout état de cause, sauf faute lourde ou fraude de votre part, le montant total des dommages et intérêts auxquels vous pourriez être condamnée, toutes causes et tous préjudices confondus, est globalement limité au montant des honoraires perçus par votre entreprise.

L’éthique, le respect et la conformité

L’éthique, le respect et la conformité sont ancrés dans les valeurs de TOLTEC, nous sommes convaincus qu’elles sont la condition « sine qua non » d’une valorisation durable, et nous vous invitons à les ancrer également dans vos valeurs

TOLTEC est très attentif au respect des droits de tous et est labellisé « Respect Zone.org » et s’est engagé au respect de la charte accessible en cliquant sur le lien www.respectzone.org.

En complément, nous vous invitons à être attentifs au respect par vos clients de procédures d’acceptation et de suivi de leurs contreparties, notamment en matière d’éthique, d’anti-blanchiment, d’anticorruption et d’anti-terrorisme (les « Procédures Conformité »). A cette fin, le Client est tenu i) d’être vigilant dans l’identification documentée préalable de ses bénéficiaires économiques et dirigeants, ii) de garantir que ses activités, produits et services, ainsi que ceux des Entités du Client, ne sont pas directement ou indirectement interdits ou restreints en vertu d’une règle impérative, iii) de garantir qu’il se conforme à ses obligations, qu’elles soient notamment légales, fiscales ou réglementaires, dans tous les pays dans lesquels il opère et iv) de vous informer immédiatement de tout changement y relatif ainsi que de tout fait ou évènement devant être porté à votre attention à ce titre.

Les Parties doivent s’engager à n’utiliser que des salariés régulièrement employés conformément notamment aux règles édictées dans chaque pays et par le Bureau International du Travail.

Les Parties doivent s’engager à respecter les dispositions des conventions internationales du travail (BIT — ILO) et plus particulièrement celles relatives au travail des enfants.

Honoraires et paiements

Le montant estimatif des honoraires doit être défini dans la Lettre de mission et être subordonné aux prérequis et hypothèses décrites dans cette dernière.

Tout autre demande particulière ou complémentaire non prévue doit être convenue entre les Parties, faire l’objet d’un écrit séparé et donner lieu à une facturation supplémentaire.

Evitez de vous engager et de débuter des prestations, que vous voulez facturer, si vous ne disposez pas d’un accord sur le prix, car vous perdrez ensuite un temps précieux à discuter le règlement de vos factures.

Veillez à construire votre relation sur la bonne foi, évitez les malentendus et les mauvaises interprétations. S’en remettre à la décision d’un tribunal en cas de litige c’est s’engager dans un contentieux de plusieurs années au résultat aléatoire.

Début et fin du Contrat

Le Contrat débute à la date et pour la durée précisées dans la Lettre de mission.

Nous recommandons que chacune des Parties puisse résilier de plein droit le Contrat, s’il est conclu pour une durée indéterminée, moyennant l’envoi d’un préavis écrit de trente jours notifié par la remise d’une lettre en main propre ou l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

En cas de manquement grave de l’une des Parties à l’une quelconque de ses obligations, non réparé dans un délai de trente jours à compter de la notification du ou des manquements en cause, l’autre Partie pourra résilier de plein droit le Contrat.

Dans tous les cas de résiliation, le Client doit s’engager à payer les honoraires liés aux Services au prorata de leur état d’avancement ainsi que les frais engagés par votre entreprise à la date de prise d’effet de la résiliation, auxquels s’ajouteront, sauf résiliation pour faute exclusive de votre part, les éventuels frais raisonnables liés à la rupture anticipée du Contrat.

Même si l’accord sur la « chose » n’est pas clair, nous recommandons de ne pas s’engager « ad vitam aeternam » et éviter de rentrer dans un mécanisme avec un contrat de longue durée qui même s’il peut paraitre satisfaisant en terme de chiffre d’affaires, il peut créer une situation de dépendance économique dont il sera difficile de se défaire, et dont l’abus pourra conduire à la rupture et entrainer votre cessation d’activité.

En prônant plus de flexibilité dans les relations commerciales et proposant dans les Conditions Générales adaptés, nous sommes convaincus qu’une relation qui n’est pas bâtie sur la confiance et la fourniture de services correspondant aux besoins du Client ne doit pas être pérennisée.

Loi applicable et tribunaux compétents

Il s’agit d’un des points les plus importants, ne pas dépendre d’une règlementation que vous ne maîtrisez pas.

Le Contrat ainsi que toute obligation non-contractuelle y relative doivent être exclusivement régis par, et interprétés en conformité avec votre droit national ou un droit que vous maîtrisez ou connaissez, quelques soient les règles relatives à un conflit de lois.

Tout litige, controverse ou réclamation découlant du, ou en relation avec, le Contrat ou son exécution, son inexécution, sa cessation ou son invalidité, qui ne peut être résolu(e) à l’amiable, doivent du ressort exclusif des juridictions de votre siège social.

A la question, justice privée (arbitrage) ou justice publique (juridictions civiles), notre recommandation pour les petites et moyennes entreprises est celle d’une justice publique moins couteuse qu’une justice privée qui même si elle a l’avantage de permettre une certaine confidentialité, rend plus difficile une décision rapide et surtout la rend plus coûteuse.

Deux recommandations complémentaires

Le Client doit vous autoriser à présenter son nom et son logo parmi vos références commerciales.

Vous devez pouvoir librement céder ou transférer le contrat, en tout ou partie à toute autre entité contrôlée directement ou indirectement par le(s) associés de votre entreprise. Le Client doit consentir par avance à de telles cessions ou transferts et s’engager à vous fournir sans délai toute réitération de son accord si vous en faites la demande.

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Pour plus de précisions, contacter : philippe.gabillault@toltecdc.com.